Politique de protection des données personnelles

Information sur l’engagement du Groupe William Sinclair dans le traitement des données à caractère personnel des participants/apprenants et des clients ou prospects de Sinclair Conseil & Formation.

Version 2018-05-001 du 23 mai 2018.

La présente information fait suite aux nouvelles modalités du « Règlement Général de Protection des Données » dit RGPD et relatif à la protection des données personnelles.
Le Groupe William Sinclair pourra être amené à modifier les informations qui suivent. Aussi, nous vous invitons à visiter régulièrement cette page afin d’y consulter les éventuelles nouveautés que nous y publierons.

Responsable du traitement des données personnelles.

Toutes les données personnelles traitées par les sociétés membres du Groupe William Sinclair, dans le cadre de la présente Politique de Confidentialité sont contrôlées par le Groupe William Sinclair, lequel est considéré comme responsable du traitement de vos données personnelles.
GROUPE WILLIAM SINCLAIR, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de PARIS sous le numéro 485 282 867, dont le siège social est sis au 102, Boulevard Malesherbes – 75017 PARIS.

Quelles sont les sociétés membres du Groupe William Sinclair susceptibles de recueillir des données à caractère personnel ?

Notre Groupe de Conseil en Ressources Humaines est constitué, à ce jour, de 4 marques complémentaires :

A quels moments sont collectées vos données personnelles nécessaires à une action de formation, de conseil, d’accompagnement ou de coaching ?

Quelles que soient les données personnelles recueillies auprès de nos clients ou prospects et apprenants/participants, notre seul but est de favoriser la qualité de nos prestations de formation ou de coaching et d’en assurer leur suivi ou retour sur investissement.

Ainsi, nous collectons des données personnelles à différents moments de votre vie en tant que client ou apprenant de Sinclair Conseil & Formation.

Quelles sont exactement les données personnelles que nous collectons et dans quel but ?

Pour les participants ou apprenants :

  • Nom et prénom du ou des participants à l’action de formation ou de coaching,
  • Adresse email professionnelle du ou des participants,
  • Numéro de téléphone portable ou professionnel du ou des participants,
  • Intitulé de poste du ou des participants.

Ces données nous sont communiquées par le biais de notre donneur d’ordre (le client), en général via un fichier Excel partagé sur le serveur SharePoint. Ceci, dans un but purement logistique et organisationnel entre les équipes de Sinclair Conseil & Formation et le client, et notamment afin de :

  • Préparer au mieux l’ingénierie pédagogique de nos formations (adaptation à nos interlocuteurs),
  • Faire parvenir les invitations aux apprenants,
  • Soumettre en amont aux participants, des éléments préparatoires aux formations ou aux coachings auxquels ils vont assister, comme des questionnaires comportementaux ou tous autres supports nécessaires à la préparation des actions de formations ou de coachings.

Pour nos clients / Prospects :

  • Nom et prénom du client, fonction, adresse email professionnelle ou personnelle si celle-ci nous est communiqué, numéro de téléphone professionnel ou personnel si celui-ci nous est communiqué.

Données non personnelles mais nécessaire à une bonne compréhension du contexte et donc des besoins de nos clients :

  • Raison sociale,
  • Nom de la société mère ou du groupe d’appartenance,
  • Adresse postale,
  • Numéro du standard,
  • Des indications économiques : chiffre d’affaire, secteur d’activité, code APE, SIREN,
  • Des indications liées aux Ressources Humaines : moyenne d’âge, taux de turn over, effectifs par services supports, logiciels utilisés, le statut de client ou de prospect, la description de son activité et de ses concurrents, ses projets dits « RH » (externalisation, formations, difficultés managériales, culture d’entreprise, attentes spécifiques en terme de process de recrutement ou attentes spécifiques vis-à-vis de candidats potentiels, budget de formation, budget de masse salariale, prestataires habituels, projets en cours ou problématiques rencontrées, domaines d’interventions souhaités),
  • Un listing des projets de formation ou de coaching en cours, vendus ou non vendus,
  • Les notes professionnelles prises dans le cadre de la préparation de la formation ou du coaching, ou lors de la réalisation de la mission de formation ou de coaching,
  • La planification des différents évènements via un agenda de suivi des actions de formation ou de coaching.

Quelle est la durée de conservation de vos données personnelles ?

Concernant les données personnelles récupérées ci-dessus, et sauf demande explicite contraire, celles-ci seront conservées selon les modalités suivantes :

  • Les notes prises dans le cadre de formations ou de coaching afin de mener à bien la mission confiée sont conservées sur les ordinateurs professionnels des Directeurs de formation et sont supprimées immédiatement à l’issue de l’action réalisée.
  • Deux ans à compter du dernier contact s’agissant des données prospects. A ce titre, il est entendu par « contact » tous les moyens de communications qui nous permettent de mettre à jour un prospect (mail, appel téléphonique, courrier papier…),
  • Concernant les données clients et apprenants, cinq ans sur site, à compter de la dernière formation ou action de coaching réalisée notamment en raison de notre obligation de conservation des documents commerciaux (article L 110-4 du code de commerce),
  • A l’issue des 5 ans, ces données seront archivées via la société Pro-archives, afin de pouvoir répondre à nos obligations légales en cas de contrôle par les administrations compétentes (article L123-22 du code de commerce),
  • Ainsi, nous conservons durant 10 ans au total les documents obligatoires suivants :
    • Les feuilles de présence des participants indiquant uniquement leurs noms et prénoms. Celles-ci sont transmises à nos clients et aux OPCA avec la facture par courrier postal ou scannées par email en fonction des souhaits de ces derniers. Nous conservons toujours un exemplaire de ces éléments afin d’assurer notre facturation, éventuellement notre recouvrement et surtout en cas de contrôle par l’administration fiscale.
    • Les attestations de formations dédiées aux participants et indiquant uniquement leurs noms et prénoms, l’intitulé de la formation suivie, les dates de celle-ci, et le nombre d’heures totalisées. Ces attestations de formation sont conservées pour chaque dossier de formation et remises au service comptable.
    • Les conventions de formation où peuvent apparaître les noms et prénoms des participants.
    • Le contrat de prestation de l’OPCA indiquant les noms et prénoms des participants ainsi que leurs fonctions.
    • Les factures, et notamment les factures de coaching sur lesquelles peuvent être indiquées les noms et prénoms des participants dans un souci de faciliter la gestion comptable de nos clients.

Commercialisation des données et cookies

Notre métier : la formation et l’accompagnement ! Aussi, aucune des données confiées au Groupe William Sinclair n’est commercialisée.Enfin, les sites internet du Groupe William Sinclair ne disposent aucunement de cookies.

Vos données sont-elles partagées avec des tiers ?

Les données personnelles de nos participants ou clients peuvent être communiquées à des tiers clairement identifiées afin de répondre à nos obligations légales et administratives.

  • Aux différentes entités du Groupe William Sinclair et ce, à des fins de recrutement ou de formation dans le cadre de notre synergie groupe et de notre offre globale RH. Le but étant l’accompagnement ou la proposition de nouveaux services via des contacts téléphoniques ou emailings de promotion de services ou d’invitation à nos évènements de découverte d’ateliers de formation ou de coaching.
  • Aux OPCA : les données clients apparaissent nécessairement sur les conventions de formation que nous produisons, notamment le nom, le prénom et la fonction du client habilité à la signature de ladite convention. Ces données, via la convention de formation, sont communiquées aux OPCA, soit directement par Sinclair Conseil & Formation, soit directement par notre client à son propre OPCA en cas de subrogation.
  • À des partenaires/prestataires, coachs ou formateurs amenés à réaliser ou à organiser les services vendus :
    Ces données pourront être utilisées par le prestataire durant la durée de la prestation.
    Le prestataire s’engageant à supprimer les données communiquées après l’intervention, ce dont nous nous assurons via une clause spécifique à cet effet dans nos lettres de mission.Si vous souhaitez accéder à la politique de confidentialité des données personnelles de ces prestataires et éditeurs de logiciels, vous êtes invités à vous adresser directement à eux. A ce titre, le Groupe William Sinclair se chargera de vous fournir les moyens de contacts utiles dans la mesure du possible.

Comment est assurée la sécurisation des données personnelles en notre possession ?

Toutes les données personnelles collectées par le Groupe William Sinclair sont hébergées sur des serveurs sécurisés en Union Européenne.

Quels sont vos droits et les moyens de contact pour les exercer ?

Vous pouvez exercer auprès des sociétés du Groupe William Sinclair dénommées ci-dessus, votre droit d’opposition à l’utilisation de vos données à caractère personnel.
Vous pouvez également exercer auprès des sociétés du Groupe William Sinclair dénommées ci-dessus vos droits d’accès, de rectification et de suppression des données à caractère personnel vous concernant et votre droit de définir, modifier et révoquer à tout moment des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données.

  • Tous ces droits peuvent être exercés en écrivant à l’adresse postale :
    GROUPE WILLIAM SINCLAIR – Référent RGPD – 102, Boulevard Malesherbes – 75017 PARIS
  • Ou en écrivant à l’adresse électronique : rgpd@williamsinclair.com

Dans tous les cas de figure, et pour toutes demandes, il sera demandé de justifier de votre identité (nom, prénom, adresse, copie d’un justificatif d’identité).
Toute demande non complète, ou ne garantissant pas la provenance de l’expéditeur/demandeur, ne sera pas traitée et devra faire l’objet d’une nouvelle demande conforme.

Vous recherchez une solution à votre problématique ?